Jooksvad ilmaennustused pole midagi uut, aga pean mainima, et enamik hotelle neid ei kasuta, kuigi nad peaksid seda tegema. See on uskumatult kasulik tööriist, mis on sõna otseses mõttes kulla väärt. Samas ei kaalu see palju, aga kui hakkate seda kasutama, on see asendamatu tööriist, mis peab teil iga kuu olemas olema, ning selle mõju ja tähtsus koguvad tavaliselt kaalu ja hoogu aasta viimastel kuudel. Nagu heas müsteeriumis, võib see võtta järsu pöörde ja põhjustada ootamatu lõpu.
Alustuseks peame määratlema, kuidas me koostame jooksvat prognoosi, ja tooma välja selle loomise parimad tavad. Seejärel tahame aru saada, kuidas me selle tulemusi edastame, ja lõpuks tahame näha, kuidas saame seda kasutada finantssuuna muutmiseks, mis annab meile taas võimaluse oma numbreid tõestada.
Alguses peab olema eelarve. Ilma eelarveta ei saa meil olla jooksvat prognoosi. See on detailne 12-kuuline hotellieelarve, mille koostavad osakonnajuhid, kinnitab finantsjuht ning kinnitavad bränd ja omanik. See kõlab kindlasti piisavalt otsekoheselt ja lihtsalt, aga see pole sugugi lihtne. Loe külgriba blogipostitust selle kohta, miks eelarve koostamine nii "paganama kaua" aega võtab, siit.
Kui eelarve on kinnitatud, lukustatakse see jäädavalt ja enam muudatusi teha ei lubata. See jääb igaveseks samaks, peaaegu nagu ammu unustatud jääajast pärit villane mammut – see ei muutu kunagi. See ongi libiseva prognoosi roll. Kui uus aasta saabub või detsembri lõpus, olenevalt teie brändi ajakavast, hakkate prognoosima jaanuari, veebruari ja märtsi.
30-, 60- ja 90-päevase prognoosi aluseks on kindlasti eelarve, kuid nüüd näeme enda ees olevat maastikku palju selgemini kui näiteks augustis/septembris eelarve koostamise ajal. Nüüd näeme plaane, tempot, gruppe ja ülesanne on prognoosida iga kuud nii hästi kui võimalik, hoides samal ajal eelarvet võrdlusalusena. Samuti seome end sisuka võrdluse saamiseks samade kuudega eelmisel aastal.
Siin on näide, kuidas me jooksvat prognoosi kasutame. Oletame, et meie REVPAR-i eelarve jaanuaris oli 150 dollarit, veebruaris 140 dollarit ja märtsis 165 dollarit. Viimane prognoos näitab, et oleme küll üsna lähedal, aga jääme maha. REVPAR on jaanuaris 130 dollarit, veebruaris 125 dollarit ja märtsis 170 dollarit. Eelarvega võrreldes on olukord ebaühtlane, aga tempos oleme selgelt maas ja tulude pilt pole suurem asi. Mida me siis nüüd teeme?
Nüüd pöörame oma pilgu ümber ja mängu fookus pöördub tuludelt vabaturule. Mida saame teha, et leevendada esimese kvartali saamata jäänud kasumit, arvestades meie prognoositud tulude vähenemist võrreldes eelarvega? Mida saame oma tegevuses esimese kvartali palgaarvestuse ja kulude osas edasi lükata, viivitada, vähendada või kõrvaldada, mis aitab meil kahjumit vähendada ilma patsienti tapmata? See viimane osa on kriitilise tähtsusega. Peame üksikasjalikult teadma, mida saame uppuvalt laevalt välja visata, ilma et see meile näkku plahvataks.
Sellist pilti me tahamegi luua ja hallata. Kuidas hoida asjad võimalikult hästi koos ka siis, kui lõpptulemus ei täitu nii, nagu eelarves plaanisime? Kuu-kuult jälgime ja kohandame oma kulutusi nii palju kui võimalik. Sellisel juhul tahame lihtsalt esimesest kvartalist välja tulla nii, et suurem osa elust oleks alles. See on jooksev prognoos praktikas.
Igal kuul uuendasime järgmise 30-, 60- ja 90-päeva pilti ning samal ajal täidame ka „tegelikud kuud“, et meil oleks üha laiem vaade lõppeesmärgile – aasta lõpuks eelarvestatud vabariiklastele.
Kasutame järgmise näitena aprilli prognoosi. Nüüd on meil jaanuari, veebruari ja märtsi tegelikud andmed! Näen märtsi seisuga aasta algusest saadik andmeid ja me jääme eelarvest maha nii tulude kui ka brutokasumi osas, lisaks näen viimaseid prognoose järgmiseks 3 kuuks ja lõpuks ka viimase 6 kuu eelarvenumbreid. Samal ajal hoian pilku sihtmärgil – aasta lõpus. Aprilli ja mai prognoos on hea, aga juuni on nõrk ja suvi on veel liiga kaugel, et liiga elevusse sattuda. Võtan oma viimased aprilli ja mai prognoosid ning vaatan, kus saaksin esimese kvartali nõrkusi kompenseerida. Samuti keskendun laserfookusega juunile, mida saame sulgeda ja mis on õige suurusega, et saaksime aasta esimese poole läbida eelarvestatud brutokasumiga või sellele väga lähedal.
Iga kuu realiseerime järgmise kuu ja kirjutame oma prognoosi. Seda protsessi järgime terve aasta.
Kasutame järgmise näitena septembrikuu prognoosi. Mul on nüüd olemas augusti tulemused ja septembri pilt on hea, kuid oktoober ja eriti november on maha jäänud, eriti grupi tempo osas. Siinkohal tahan jõud kokku võtta. Meie vabariiklaste eelarve 31. augusti seisuga on väga lähedal. Ma ei taha seda mängu aasta viimasel neljal kuul kaotada. Annan oma müügi- ja tulujuhtimise meeskondadele kõik endast oleneva. Peame turule panema eripakkumisi, et kompenseerida nõrka grupipilti. Peame tagama, et meie lühiajaline fookus on paigas. Mida saame teha tulude maksimeerimiseks ja kulude minimeerimiseks?
See pole raketiteadus, aga nii on see, kuidas me eelarvet haldame. Kasutame jooksvat prognoosi, et püsida eelarvestatud aasta lõpu GOP-le võimalikult lähedal. Kui olime kaotusseisus, siis kahekordistasime kulude haldamise ja tulude ideede koostamist. Kui olime ees, siis keskendusime läbivoolu maksimeerimisele.
Iga kuu kuni detsembrikuu prognoosini tantsime sama tantsu oma jooksva prognoosi ja eelarvega. Nii me tõhusalt majandame. Ja muide, me ei anna kunagi alla. Mõni halb kuu tähendab kindlasti, et ees on suurepärane kuu. Olen alati öelnud: „Eelarve haldamine on nagu pesapalli mängimine.“
Oodake peatselt ilmuvat artiklit pealkirjaga „Suits ja peeglid“, mis käsitleb seda, kuidas aasta lõpu tulemusi alahinnata ja üle anda ning samal ajal oma kappe täita.
Hotel Financial Coachis aitan hotellijuhte ja meeskondi finantsjuhtimise koolituste, veebiseminaride ja töötubade kaudu. Vajalike finantsjuhtimisoskuste õppimine ja rakendamine on kiireim tee suurema karjääriedu ja isikliku heaolu poole. Parandan märkimisväärselt nii individuaalseid kui ka meeskondlikke tulemusi ning tõestatud investeeringutasuvust.
Helista või kirjuta juba täna ja leppige kokku tasuta arutelu selle kohta, kuidas luua oma hotellis finantsiliselt kaasatud juhtimismeeskond.
Postituse aeg: 13. september 2024
